Bí quyết để giao tiếp hiệu quả hơn dành cho giám đốc

Giám đốc phải chủ động tìm hiểu phản hồi của các thành viên trong tổ chức về cách giao tiếp của mình và thực trạng giao tiếp hiện nay của doanh nghiệp. 

Nghiên cứu cho thấy các giám đốc mất 50 - 80% thời gian làm việc của mình cho việc giao tiếp. Thế nhưng trên thực tế, các giám đốc thường tỏ ra chủ quan và chưa thật sự quan tâm đến việc nâng cao hiệu quả giao tiếp, nhất là giao tiếp trong nội bộ tổ chức.

Giao tiếp kém hiệu quả là nguyên nhân dẫn đến nhiều vấn đề: Không quản lý được kết quả làm việc của nhân viên, để tồn tại bất đồng giữa các thành viên, doanh nghiệp bị thiếu đi tính sáng tạo và thiếu hiểu biết về khách hàng... Dưới đây là một số lời khuyên giúp các giám đốc giao tiếp hiệu quả hơn.

Vai trò của nhà quản trị trong việc cải thiện giao tiếp

Trong bất cứ một tổ chức nào, để giao tiếp hiệu quả thì cần có ba yếu tố.

Thứ nhất, tất cả các thành viên đều phải có những kỹ năng và hiểu biết thích hợp để có thể giao tiếp tốt. Giao tiếp là một quá trình rất phức tạp, nhưng trên thực tế, nhiều người chưa thật sự hiểu sâu sắc về mọi vấn đề liên quan đến giao tiếp.

Thứ hai, tổ chức phải có một môi trường văn hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp hiệu quả. Đó là một môi trường làm việc đề cao sự tin tưởng lẫn nhau, cởi mở chủ trương thực hiện các phương thức giao tiếp hiệu quả và các nhân viên luôn có ý thức về giao tiếp hiệu quả.

Thứ ba, giao tiếp hiệu quả không tự bản thân nó hình thành, mà là kết quả của những nỗ lực toàn bộ tổ chức, từ các giám đốc đến các nhân viên. Trách nhiệm của nhà quản trị trong việc cải thiện giao tiếp trong tổ chức cũng tương ứng với ba yếu tố nói trên.

Cụ thể là phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên có những kỹ năng và kiến thức cần thiết để giao tiếp hiệu quả thông qua các khóa đào tạo chính thức hoặc kèm cặp, hướng dẫn trong công việc hàng ngày. Kế đó, phải đóng vai trò chủ chốt trong việc xây dựng và nuôi dưỡng một môi trường văn hóa cởi mở (nếu doanh nghiệp không có một môi trường giao tiếp hiệu quả, mọi kiến thức, kỹ năng của cá nhân sẽ bị lãng phí).

Cuối cùng, phải làm cho vấn đề giao tiếp hiệu quả trở thành một trong những quan tâm hàng đầu của tổ chức.

Một vài bí quyết cụ thể

Giám đốc phải chủ động tìm hiểu phản hồi của các thành viên trong tổ chức về cách giao tiếp của mình và thực trạng giao tiếp hiện nay của doanh nghiệp. Nên đặt ra những câu hỏi: "Khi chúng ta bàn vấn đề này, các anh chị có nắm rõ những điều tôi đang nói?", "Anh chị nghĩ như thế nào về môi trường giao tiếp trong tổ chức chúng ta?", "Theo các anh chị, chúng ta cần phải làm gì để cải thiện giao tiếp của tổ chức tốt hơn?".

Đánh giá kiến thức và hiểu biết của tổ chức về các vấn đề giao tiếp.

Làm việc với các nhân viên để xác định những điều cần làm nhằm cải thiện giao tiếp của tổ chức. Phát triển những quan điểm chung về việc giải quyết các bất đồng, cách giao tiếp theo chiều ngang (giữa nhân viên với nhân viên), theo chiều dọc (giữa nhân viên và các nhà quản trị), những thông tin gì cần phải được cung cấp và khi nào. Khi đã thống nhất được những vấn đề này, các nhà quản trị phải là người đi đầu trong việc thực hiện các mục tiêu chung về giao tiếp và thường xuyên kèm cặp, hướng dẫn nhân viên.

Nghiên cứu tác động của cơ cấu tổ chức lên giao tiếp để có những điều chỉnh kịp thời. Giao tiếp gián tiếp thường làm nảy sinh ra nhiều vấn đề rắc rối. Nên tăng cường giao tiếp trực tiếp.

Tìm hiểu và sử dụng các kỹ năng lắng nghe tích cực. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực.

Xem xét thực hiện một cuộc kiểm tra về giao tiếp của doanh nghiệp



Sách DOANH TRÍ's Blog
( Theo Doanh nhân cuối tuần)